当社は全国1,300校以上の学校･同窓会（校友会）事務局のお仕事をお手伝いしています。
貴同窓会で次のような課題をお持ちでしたら、ぜひとも当社にご相談ください。

卒業生の減少、高齢化傾向による終身会費運営に対する問題解決を図りたい。

少子高齢化や学校の統廃合により同窓会の運営も終身会費だけでは難しくなってきています。その対策として同窓会によっては年会費を集める動きもでています。年会費を集める場合、会費を集めるに至った経緯を説明し協力をお願いする趣意書や振込用紙を作成する必要があります。振込用紙については事前に会員様の名前や住所などを印字しておくと入金率もアップしますし、入金後の管理もスムーズです。また、銀行や郵便局の口座が必要となりますが、郵便局の方が全国的に考えると地域にかかわらず振込ができますし、手数料も銀行に比べると安価です。入金管理についてはパソコンなどの集計ソフトを使用して管理しないと未入金者と入金者の分類ができません。また、同窓会において、入金者と未入金者の区別を活動において実施するか否かです。たとえば今後、財源の問題から会費納入者のみに会報を送ろうとされる同窓会の対策時にはこのような分類が必要となります。いずれにしろ重要なことは同窓会としての運営ルールを明確に取り決めることです。

当社がお手伝いできること

・	同窓会における年会費徴収・運営ルール作成のお手伝い
・	郵便口座開設の代行
・	趣意書作成のアドバイス
・	趣意書、振込用紙の印刷、封入、投函
・	入金状況の確認とご報告
・	未入金会員への電話確認
・	銀行及びコンビニエンスストアの入金口座開設代行
・	入金管理用専用コンピュータソフトの提供

若年会員の同窓会活動ならびに総会への参加率を上げたい。

同窓会活動に積極的に参加されるのは平均的に見て、50歳以上の方が多いようです。
多くの同窓会では総会や懇親会を開催しても、卒業したばかりの会員と開校当時の常連参加者が中心で働き盛りの会員はなかなか参加できないようです。最近では懇親会で抽選会を行い、豪華な賞品をプレゼントしたり、タレントを呼ぶ同窓会も出てきています。また、IT技術を活用してホームページなどでバーチャル同窓会を立ち上げ、若年会員が中心となる活動を積極的に行っている同窓会もあります。いずれにしろ、同窓会活動に卒期を越えた参加者が増えるためには、母校が元気であることが最も重要です。

当社がお手伝いできること

・	呼びかけ時期を考慮した総会案内状の郵送
・	参加呼びかけの電話
・	宛先不明者の追跡調査
・	出席者一覧表や名札の作成
・	総会プログラムの作成
・	出欠確認ハガキの作成および後納申請代行
・	会場の手配
・	プレゼント賞品や手土産品の手配
・	タレントならびに文化人など講演者の手配
・	パーティ看板の作成
・	バーチャル同窓会システムの作成、WEB管理

個人情報保護法に準拠した同窓会活動を行うため、会則を見直したい。

平成17年4月1日の個人情報保護法完全施行に伴い、同窓会では個人情報である会員データの運用方法について、保護方針を定め、細則･運営組織･具体的な運用ルールを取り決め、会則変更を行い、会員全員へ案内しなくてはなりません。最近では個人情報保護法の重要性は認識されており、会報郵送時に会報本文や別紙にて保護方針を会員へ案内する同窓会も一般的となってきました。しかしながら、運営組織や運用ルールおよび細則などを実質的に運営されている同窓会はほとんどありません。これは、他の同窓会が作成した保護方針を真似て中途半端に保護方針を掲げ、形だけを整えているからです。これでは、法律は知っていて、もちろんきちんと運用していますと宣言しながら、実は何もやっていないということで、漏えい事故でも起こった場合はより大きな問題となります。また、本来、各会員が自分たちの会費がいくら納付され、どのように支出されたのか報告を求める会計報告の会計監査と同じく、個人情報の運営管理についても、年１回程度の監査報告は会員へ案内されるべきです。

当社がお手伝いできること

・	個人情報保護組織図に提供
・	個人情報保護の取組みと流れの文書化
・	個人情報保護方針の作成
・	個人情報保護に関する規定の作成
・	各種、保護方針等の展開例のアドバイス
・	監査の進め方と報告書作成について
・	個人情報に関する窓口対応方法の明確化

個人情報保護法に準拠した会員データの安全管理を行いたい。

平成17年4月1日個人情報保護法が施行され、これまで行ってきた同窓会活動を継続するためには対策が必要となります。下記の内容が主なものです。

当社がお手伝いできること

・	学校･同窓会において個人情報の利用について、正しい運用方法を決定し、会員へ通知しなくてはなりません。 （第15条利用目的の特定、第16条利用目的の制限、第17条適正な取得、第18条取得に際しての利用目的の通知等、第23条第三者提供の制限）
・	管理するデータについて利用目的を達成するために、正確かつ最新の内容に保つよう努める必要があります。 （第19条データ内容の正確性の確保）
・	個人情報保護法が完全施行されることで厳重なセキュリティの確保が必要となります。 （第20条安全管理措置、第21条従業者の監督、第22条委託先の監督）
・	会員データの管理を行う場合、情報主体（本人）の請求により、開示・訂正・利用停止などに応じる必要があります。また、その対応方法についても一般的に公開する必要があります。（第24条保有個人データに関する事項の公表等、第25条開示、第26条訂正等、第27条利用停止等、第28条理由の説明、第29条開示等の求めに応じる手続、第30条手数料）
・	法律施行後、会員からのお問合せに対して迅速な処理が必要です。また、いわゆるクレーマーに対しても法律的な裏づけを持って対応する必要があります。 （第31条個人情報取扱事業者による苦情の処理）

当社がお手伝いできること

当社では、上記の対策として同窓会事務局様へ「会員データ有償管理サービス」をご提供しております。主な内容は下記のとおりです。

・	会員データの安全管理（当社社内の完全セキュリティエリアでの管理）
・	会員からの確認・変更・利用の停止等、情報受付・受付情報の同窓会への連絡とデータ修正、会員本人様へのデータ変更済の報告（郵便またはe-mailによる）
・	新規会員情報の追加入力・メンテナンス
・	市町村合併による住居表示変更、市外局番・地番変更など公的な機関情報の変更
・	個人情報保護法対策についてのご相談

※	その他、個人情報保護法に関するご相談には専門スタッフが無料で対応させていただきますので、 お気軽にお声掛け下さい。

個人情報保護法に準拠した、低コストの名簿制作が行いたい。

平成17年4月1日個人情報保護法が施行され、これまで行ってきた同窓会活動を継続するためには対策が必要となります。下記の内容が主なものです。

当社がお手伝いできること

個人情報保護法が完全施行され、名簿に対する考え方にも変化が生じています。
名簿制作における個人情報の適正な取扱いについて下記の内容をご参考にしてください。

○名簿はこれからも発刊できるの？

平成17年4月1日に個人情報保護法が完全施行され、名簿の目的外利用の禁止やデータの安全管理が義務づけられることなりました。そして、同窓会事務局など名簿データを管理する立場としては、今まで以上にデータの管理責任が明確化しております。
また、個人が友人情報を年賀状ソフトなどパソコンで管理するようになり、名簿の販売実数も低下しています。今後、個人情報保護の観点からも名簿については、発刊を見合わせる同窓会が増加すると考えられます。
しかしながら、個人情報保護法は個人情報を安全かつ国際的にも流通促進させるための法律であり、義務づけられたルールさえ守っていれば、今までどおり名簿は発刊できます。

○データ運用･管理の事故は人為的な原因によるものが80％以上。

最近の個人情報漏洩事故は、ほとんどが人為的な原因によるものです。その多くは、従業者の故意によるデータの持ち出しや横流し、または、うっかりミスによるデータの紛失や破壊などです。会員データという大切な個人情報に係わる、すべての人をいかにマネージメントするかが安全対策の重要なポイントといえます。

○契約先の選定や契約内容は重要なポイント。

名簿制作を行う場合、かならず印刷会社や宅配業者などへ業務委託を行います。このとき、業者の選択や契約内容について、これまで以上に注意が必要です。金額的な契約条件だけにとらわれず、個人情報の安全対策など契約業者の選定基準を確認する必要があります。主なチェックポイントは下記のとおりです

・	委託業者の経営者ならびに社員の個人情報保護に対する意識や教育レベルの高さを確認しましょう。担当営業など窓口になっている委託業者の社員に簡単な質問をするだけでも意識や教育レベルの高さがすぐに確認できます。
・	プライバシーマークやISMSなどの付与認証を受けているかどうかは最も信頼のおける確認方法です。
・	漏えい事故等に対応できるだけの会社規模かどうかも重要ですし、経営に不安が無いかも確認すべき重要なポイントです。過去に倒産した名簿専門会社から大量の会員データが広告会社などへ売買された事例もあります。

契約については正式な契約書の締結が重要で、口約束だけで会員データの提供を行うことは大変危険です。契約内容におけるチェックポイントは下記のとおりです。

・	再委託があるのか、事前報告が契約に明示されているのか、それら再委託先への監督責任は明示されているのか。
・	提供する会員データについて、加工・改ざん・複写・複製・破壊の禁止が明示されているか。
・	従業者の教育ならびに事故時の責任について委託業者の責任範囲が明確にされているか。現状の法律では従業者を起因責任とする事故における損害賠償は事前の契約条項が無い場合、委託業者の監督責任となりますが、契約内容にも明確に委託業者の監督責任と補償について明示しておくことが望ましいと考えられます。
・	漏えい事故など発覚時の報告義務の徹底を明示しているか。事故発覚から対策までの対応スピードが遅いと事故後の損害が拡大します。
・	委託業者の責任範囲や契約期間の明確化が重要です。特にデータ管理については契約完了後も守秘義務ならびに漏えい責任を継続する明示が必要です。

以上は契約締結における重要条項ですが、その他にも安全管理措置として、経済産業省のガイドラインなどを参考にして、契約書を締結してください。

○データ入稿時の注意点

印刷会社等へデータ入稿する際は名簿制作に必要のない情報や機微情報は渡さないようにします。たとえば、学籍簿での入稿を行う場合は原本ではなくコピーを入稿して、その中には成績や本籍情報などを絶対に混入しないようにします。
また、学校から卒業生データを取得して、印刷会社へ委託する場合、学校が取得しているデータは本人の同意がなければ同窓会などの第三者への提供はできませんのでご注意ください。
委託業者への会員データの受渡しは、手渡しを基本として、FAXは受取り確認を行い、メール等は暗号化を行います。また、すべての会員データや情報については提供時に個人情報の授受管理票を発行して、受渡しの責任について明確化します。もちろん、校正段階や制作途中でのデータや情報の受渡しも授受管理票を発行するなど記録に残すようにします。

○調査時における注意点

名簿完成後、最新のデータベースが出来上がります。たとえば、私学の同窓会では卒業生への寄付活動の協力要請、就職支援、ご子息の入試促進など学校の発展のために会員データを使用する場合などがありますが、このような使い方が事前に解っている場合、住所確認調査を行い、名簿購入の希望を確認する際に名簿以外の利用目的について会員へ具体的な文書内容によって案内する必要があります。この際、調査ハガキの返信等で会員本人が名簿への掲載やその他の２次利用について、同意意志があるかどうかについて確認が取れるようにします。また、ハガキを戻さない会員の対応としては戻らない場合は同意したものと見なす旨の告知も行い、その代わりいつでも意志の変更に対応できるようホームページなどで同意項目の変更がいつでもできるように受け付けできる対応方法を併せて告知します。
利用については本人の同意に係わらず、下記の場合は例外としてデータの使用が法律で認められていますがこの内容についても調査書の中で告知しておくことが望ましいと考えられます。以下が例外適用となります。

・	法令に基づく場合
・	人の生命･財産保護のために必要と判断できる場合
・	公衆衛生
・	法定代理人の同意がある場合（本人が成人前で法定代理人がいる場合）

また、名簿の場合、協賛広告主へ見本提供として名簿が贈呈される場合、この内容についても告知しておくことも忘れてはなりません。
調査ハガキからの漏えいも多くの事例があるため、隠蔽シール付きや隠蔽ハガキを使用して実施します。
ハガキの返送先は基本的には会員の安心感もあり、学校を選ぶことが良いでしょう。

○保管機関の明確化と再委託等について

調査を委託する印刷会社の社名を告知することやその委託業者が必要に応じて再委託する場合についても告知する必要があります。この場合、再委託先までは通達する必要はありませんが、委託業者や保管機関も含め、すべて同等の安全対策を推進することを会員へ約束します。

○問合せ窓口について

個人情報保護法施行により、会員本人は自分自身のデータ内容について、開示請求権を持ち、訂正や利用の停止を求める事ができます。この受付窓口についてはできる限り会員本人の利便性を考慮して、具体的な受付時間や電話番号、申請方法などを告知する必要があります。この受付窓口にはクレーマーと称される方々の問合せもあると考えられますので、法律の知識がある程度、必要となります。不明確な答えを避け、時間がかかっても正確な回答を行いましょう。そのために受付シートのような記録簿を作成して対応することも重要です。
また、いたずらも含め「なりすまし」対策もルール化して対応する事が望ましいでしょう。

○その他注意すべき点

名簿制作についてその他の注意点を下記のとおりご案内します。

・	電話確認調査は必要です。電話による名簿や広告協力の押し売りは問題がある行為ですが、電話確認を必要とする場合もあります。たとえば、名簿への掲載は拒否しますが、引き続き同窓会の通信（会報等の発送など）については受け取りたい場合など、ハガキへの指示だけでは判断できないものもあります。
・	電話による情報提供は曖昧な場合があります、確認ミスが起こらないように、電話確認後、その後にハガキや封書などで文書による確認を行います。
・	物故者情報については、情報の信憑性をはかり、同姓同名者の誤った物故者登録にならないように細心の注意が必要です。
・	名簿の流失は会員の安易な管理から生まれる場合もあります。たとえば、名簿購入者が前回名簿を焼却処理や断裁処理を行わずゴミ出しした際に悪徳業者へ渡る場合などがその一例です。対策として同窓会事務局は裏表紙などに個人情報保護の取扱い義務を告知します。
・	名簿の発送については、最近では冊子小包やメール便で会員への配送も可能です。しかしながら、当社は受領印の取れる宅配便を使用することをお勧めします。受け取り確認を行うことで配送時の漏えい対策が行えます。

○名簿発刊後について

名簿が発刊されたのちは個人情報保護法に則り、データの安全管理、データ内容の正確性の確保、お問合せ窓口の設置、開示･訂正･利用の停止についての申請方法をホームページで告知するなど、引き続きの運営管理が必要です。

以上、名簿制作における注意点をまとめました。
当社ではここまでご説明した、すべての文書フォーマットの提供やデータの管理ならびに受付代行サービスなど名簿制作ノウハウの提供を行っております。
下記の制作工程が当社の一般的なものです。
名簿制作の一般的な制作工程とスケジュール

会報などを郵送するコストを少しでも削減したい。

貴同窓会で最も経費が掛かっているのは郵送費ではないでしょうか？会報の郵送については郵便番号順に区分けして、市内特別などを利用する同窓会も多くなってきました。郵政公社のサービスをいろいろと研究していくとまだまだ、安く郵送できるかもわかりません。最近では宅配便業者のメール便などもかなり安価になってきています。しかしながら、郵送物や発送物の不配事故もまだまだ、多いようです。同窓会においても、個人情報など内容物に応じては価格が安いだけにとらわれないで、正確にかつ早く、そして適正な価格で送れるサービスを利用しましょう。また、郵送や配送の専門サービスを行っている会社では、取引総数に応じた、価格や配送サービスについて好条件で契約している場合がありますので、直接、郵便局へ持ち込むよりも安く早く郵送できることもあります。

当社がお手伝いできること

・	郵送物や発送物の内容に応じた、総合的な提案をいたします。
・	メール便から冊子小包まで、幅広い方法から選んでいただけます。
・	機械封入から手封入まで、ミスの許されない封入もお任せください。

郵送物発送後の宛先不明者が増加したので対策を立てたい。

景気の悪化が長期化する中で離職率はさらに拡大しており、業績の影響による人事異動も以前にも増して多くなっています。そんな環境の中、わざわざ同窓会へ住所変更届けを提出される会員の方はいらっしゃらないと思います。最近では年間１回ペースの同窓会における郵送物について宛先不明で返送されてくるものが発送数の10%以上になるケースも多く、個人情報保護法の観点から見ても対策が必要です。 郵送物の宛先不明についてはいくつかのパターンがあります。まず、第一にご本人が住所異動をされていなくても郵送物が届かないケースです。これは区画整理などのメンテナンスが放置され、旧住所での対応期間を越えてしまった場合やマンション名など第２住所といわれる内容に不備がある場合です。最近ではセキュリティなどから表札を上げない家も増えており、集合住宅では部屋番号まで正確に記入しないと郵送物は返送されます。これらの対策としては、できるだけこまめにメンテナンスを行い、官報情報などから積極的にデータ修正していくことです。第二にご本人が移転されたケースです。この場合、郵便物は１年間転送されますがメール便などは転送されません。このため、集合住宅などの場合、メール便などは新しく入居した方へ誤送されるトラブルも多いようです。いずれにしろ、郵便についても１年間の転送であり、宛先不明で戻ったときにはすでに引越し等が行われてから１年以上経過している場合もあります。このように基本的には１年以内に郵送物による住所調査を行い、宛先不明で戻った対象者には電話等で住所調査することが重要です。近隣への引越しでは電話番号の変更が無い場合も多く、追跡調査が可能です。

当社がお手伝いできること

・	発送データのクリーニング（官報情報の反映など）
・	宛先不明者のデータメンテナンス処理
・	宛先不明者への電話調査
・	各種、郵送･発送方法のご提案

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